دروس في إدارة المكاتب والسكريتير التنفيذي المحترف

دروس في إدارة المكاتب وشهادة السكريتير التنفيذي المحترف -١٤٠ بطاقة مراجعة

واجبات العمل
يؤدي المساعدون الإداريون واجبات كتابية في كل صناعة تقريبًا. قد يكون بعض المساعدين الإداريين ، مثل أولئك العاملين في الصناعة القانونية ، أكثر تخصصًا من غيرهم. تتمحور معظم واجبات المساعد الإداري حول إدارة المعلومات وتوزيعها داخل المكتب. يتضمن هذا بشكل عام الرد على الهواتف ، وتدوين المذكرات ، والحفاظ على الملفات قد يكون المساعدون الإداريون مسؤولين أيضًا عن إرسال واستلام المراسلات ، وكذلك تحية العملاء والعملاء.

إمساك الدفاتر

قد يتم تكليف المساعدين الإداريين في بعض المكاتب بمراقبة وتسجيل النفقات. قد تتراوح الواجبات من إنشاء جداول البيانات إلى نفقات التقارير لمدير المكتب. على هذا النحو ، قد يُطلب من بعض المساعدين الإداريين أن يكونوا على دراية ببرامج مسك الدفاتر المكتبية ، مثل Microsoft Excel.

التخطيط والجدولة

قد تكون مسؤولية تخطيط الأحداث مثل اجتماعات مجلس الإدارة والغداء أيضًا مساعدين إداريين. قد يتطلب هذا البحث عن أسعار البائعين أو الاستفسار عن توفر المشاركين. قد تشمل واجبات أخرى جدولة المواعيد وإعداد مواد العرض.

توثيق

قد يساعد المساعدون الإداريون أعضاء المكتب أيضًا في التوثيق. بصرف النظر عن تخزين الملفات وتنظيمها وإدارتها ، قد يحتاج المساعدون إلى كتابة المستندات وتحريرها وتصحيحها. قد يحتاج بعض المساعدين إلى إملاء أو تسجيل محاضر الاجتماعات.

واجبات الوظيفة المتخصصة
قد يُطلب من المساعدين الإداريين في بعض المجالات الحصول على معرفة مهنية واسعة النطاق. وبناءً على ذلك ، قد تكون واجبات هؤلاء المساعدين أكثر تخصصًا. على سبيل المثال ، قد يحتاج المساعدون الإداريون القانونيون إلى فهم شامل للمصطلحات والإجراءات القانونية ، في حين قد يحتاج المساعدون الطبيون إلى دراية جيدة في التعامل مع شركات التأمين وقراءة التقارير الطبية.

من هذا المنظور يشار إليهم أيضًا باسم أخصائيي الدعم الإداري.

توقعات التوظيف ومعلومات الراتب
كان متوسط ​​نمو العمالة بنسبة 12 ٪ متوقعًا للسكرتارية والمساعدين الإداريين ، من 2012-2022 ، وفقًا لمكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل (BLS). حصل الأمناء العامون والمساعدين الإداريين ، الذين لا يعملون كسكرتارية قانونية أو طبية أو تنفيذية ، على أجر متوسط ​​سنوي في عام 2018 بقيمة 52،840 دولارًا ، وفقًا لـ BLS.

تقديم خدمة العملاء
إدارة المخزون من الأصول واللوازم ، وتوفير مصادر للموردين (البائعين) وتقديم الفواتير
جدولة وتنسيق الاجتماعات والعروض التقديمية والمقابلات والفعاليات والأنشطة المماثلة الأخرى * إرسال واستلام البريد والطرود
إرسال الفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني
إدارة المستندات والملفات
إرسال واستلام المستندات الخاصة بالشركة
الرد على الهاتف
المساعدة في العمليات اليومية المختلفة
تشغيل مجموعة من الآلات المكتبية مثل آلات النسخ وأجهزة الكمبيوتر
تحية الضيوف والزوار
توقعات صاحب العمل
يبحث أصحاب العمل عن عمال لديهم معرفة ومزيج من المهارات والصفات الشخصية والمواقف. يشملوا:

حسن التنظيم
مهذب
موثوق
أخلاقيات العمل القوية
إنتاجية
احترافية
مهارات حل المشكلات والتفكير النقدي
مهارات تقنية ومهارات تواصل شخصية جيدة
التركيز على العملاء
تقدير
القدرة على تعدد المهام
مهارات العمل الجماعي والتعاون